Online Datenräume als effektive Problemlösung im Cloud Zeitalter

adminAllgemein

Web Archive sind leistungsfähig

Online Datenräume sind nicht einfach nur online Kopien von herkömmlichen Datenräumen.
Web Datenräume sind in allerlei Gesichtspunkten effektiver und zielführender als traditionelle Funktionen zur Dokumenten-Strukturierung.

Simple Behandlungsweise und intelligente Funktionen

  • WWW Archive sind leicht und simpel zu bedienen. Alle Benützer sparen von der ersten Minute an Arbeitszeit bei der Benutzung
  • Dank die eingebaute Verschlagwortung kommen alle Benützer schneller ans Ziel, alldieweil Sie einzig die Dokumente bearbeiten, welche für sie wirklich relevant sind .
  • Überflüssiges Nachschlagen in nicht enden wollenden Papierdokumenten fällt weg.

Einfaches sowie durchdachtes Konzept

  • Alle Anwender können ohne Einweisung, Weiterbildung oder Selbst-Studium des Manuals auf Anhieb mit ihrer Beschäftigung im Online Archiv anfangen sowie damit ergiebig sein.
  • Jeglicher Benützer findet sich aufgrund des eindeutig strukturierten Designs sowie der unkomplizierten Bedienung im WWW-Datenraum augenblicklich zurecht.
  • Sämtliche Benutzer „sieht“ nur diejenigen Funktionen und Funktionalität des WWW-Datarooms, welche er auch wirklich benutzen kann. Damit unterbleiben überflüssige Beschäftigungen automatisiert .

Aus dem Stand einsatzbar

  • Für die Verwendung braucht der Benutzer nur den Rechner sowie einen World Wide Web-Zutritt
  • Dank des Fakts, dass Online Archive von jeden erdenklichen Internet-Browser bedient werden können, ist keine weitere Anwendung auf dem Mobilrechner, Tablet oder PC des Anwender erforderlich.
  • Jeder Benutzer kann dadurch auch praktisch gesehen sogleich anfangen
  • Das Einspielen von Software ist nocht notwendig und auch die innerbetrieblich Informationstechnik-Abteilung wird erleichtert sein, da sie nicht noch eine Anwendung konfigurieren sowie in Schuss halten muss

Dokumenten-Management-Features unterstützen bei der Gliederung

  • Auf Wunsch können Nutzer und Verwalter der Internet Datenräume Papiere auch noch zusätzlich verändern und kenntlich machen
  • Mittels Dokumentenbesonderheiten und Dateientypen können Dokumente Web Archiv immer darüber hinaus klassifiziert werden sowie damit ein Dokument einer Thematik oder einer Problematik zugewiesen werden.
  • Darüber hinaus stellt der Datenraum mit den so genannten Meta-Tags durchweg frei konfigurierbare Papier-Felder zur Auswahl, die es ermöglichen dem Dokument zusätzliche Begriffe zuzuweisen. Das erschafft eine leistungsfähige Gliederung und Übersichtlichkeit.

Alle Beteiligten bleiben wo ebendiese sind – an ihrem Arbeitsplatz

  • Bei der effizienten Benutzung von virtuellen Datenräumen entfallen Reisen, Reisespesen sowie oft anfallende Reisekosten sogleich
  • Jeder Anwender mag von seinem Arbeitsplatz aus sofort mit der Lektüre und der Suche in Dokumenten anfangen. Das spart zum ersten Zeit und ist zum anderen für die meisten Personen deutlich stressfreier und effizienter, da sie sich in einer gewohnten Situation wieder finden.
  • Die anderenfalls üblichen Mietabgaben für physische Räume und die damit oft ebenso verbundenen Kosten für Wachdienste, Security oder Catering entfallen.

Vorteile infolge parallelem Arbeiten

Ein auf keinen Fall zu unterschätzender Gesichtspunkt bei der effizienten Benutzung von Web Datenräumen ist der Fall, dass alle beteiligten Institutionen sogleich und ganz besonders gleichzeitig zugreifen können.
In der Historie hatte man oftmals noch den Konflikt, dass der Dateibestand nur ein einziges mal vorhanden war sowie sich gegnerische Organisationen (in der Regel die potenziellen Käufer) sich ganz und gar nicht gegenseitig zu sehen bekommen sollten. Dadurch resultierte oft eine nacheinander gelagerte Arbeit im Datenraum. D.h. jede Nachfragephase wurde mit einem Nachfrager nach dem anderen nacheinander realisiert. Das benötigte wertvolle Arbeitszeit und verursachte Kosten.
Mit Web Datenräumen lassen sich solche Abläufe ohne Risiko parallelisieren und dadurch sowohl chronologisch reduzieren als auch finanziell effizienter durchführen.

Was müssen WWW-Datenraum-Interessenten berücksichtigen?

Im Gegensatz zum körperlichen Datenraum müssen die Dateien für einen WWW-Datenraum infolge der Natur des Umstandes elektronisch – folglich papierlos – da sein. Nach den Erfahrung des Dataroom-Teams ist dies in der Zwischenzeit zu min. fünfzig Prozent schon gegeben. Für die allermeisten Abnehmer ist es daher auch überhaupt keine Frage zu den bereits eingescannten Dokumenten und Dateien die noch fehlenden Schriftstücke zu scannen und in den Online Datenraum einzustellen.

Mit eingebetteten Schnittstellen binden Sie ihre IT-Systeme an Online-DMS an

Zu guter letzt können Betrieb, die Web Archive dauerhaft benutzern, vorhandene EDV-Landschaften mit der Schnittstelle an das Online-Archiv anbinden.
Die offene SOAP-API macht es möglich, dass jedes bestehende Informationstechnologie-System einfach und sicher seine bestehenden Dokumente und Dokumente mit dem virtuellen Datenraum austauschen kann und damit gewährleistet ist, dass z.B. einzigartige und dennoch effektive Ablagearchive gebaut werden.
– So eignet sich docurex® Datarooms auch als zentrales Dokumenten-Archiv im Web, auf das Benutzer wie gewohnt über die Web-GUI zugreifen, dessen Dokumente aber automatisiert von bestehenden Informationstechnik-Systemen der Firma per API geliefert werden.
So machen Firmen aus der bestehenden IT-Landschaft ein integrierter System ohne das Kapital in ihre existierende EDV-Strukturen zu gefährden.
Auf diese Weise ist ein digitaler Datenraum eine vorteilhafte Ergänzung für alle Firmen.

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