Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystem – dies müssen Sie beachten

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In Tagen, in denen es stets wichtiger ist, die Dateienablage virtuell zu erledigen, wird Ihr helfendes Dokumentenmanagementsystem (genauer DMS) unentbehrlich. Aber wo sind überhaupt die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystem? Ist es ernsthaft wichtig, Dokumente in einem spezialisierten Programm zu speichern und zu sortieren? Oder ist es nur ein Werkzeug, das unternehmensinterne Abläufe verkompliziert?

Ein Dokumentenmanagementsystem in der Verwendung in Ihrem Betrieb

In einem Betrieb, egal ob es der Bäcker um die Hausecke ist oder ob es ein Großunternehmen in der Großstadt ist, fallen Dateien an. Unterschiedliche Unternehmer sollen nicht knapp außerdem mit unterschiedlichen Rechten auf solche Dateien zugreifen dürfen. Mit herkömmlichen Mitteln kann dies schnell nicht mehr beherrscht werden. Dokumente gehen abhanden. Schon einmal erledigte Leistung muss nochmals ausgeführt werden. Oder auch der Schutz ist an vielen Stellen nicht gesichert. Ein gutes Dokumentenmanagementsystem kann all jene Aufgaben garantiert abdecken. Damit darf das Dokumentenmanagementsystem selbst aber nicht zu einer zusätzlichen Anforderung werden. Es muss stets arbeiten und sollte sinnvoll in den Workflow integriert sein. Jeder Angestellte, besonders solche ohne spezielle IT-Kenntnisse, müssen das Werkzeug intuitiv einsetzen können. Nur dann ist ein Dokumentenmanagementsystem sinnvoll, weil es den Arbeitsablauf erleichtert. Andernfalls behindert es nur im Ablauf.

Internet Dokumentenmanagementsystem-Lösungen halten Ihren Betrieb flexibel

Was bei einem Dokumentenmanagement-System zusätzlich nicht zu vernachlässigen ist, ist der Hardware-Bedarf. Alle Endgeräte, die während der Arbeitszeit benutzt werden, müssen an das Dokumentenmanagementsystem angeschlossen sein. Das erfordert nicht ausschließlich Technik, allerdings auch das erforderliche Spezialwissen. Weil nicht jedes Netzwerk über entsprechendes Personal verfügt, werden dabei hohe Mehrkosten ergeben. Immer praktischer wird daher die Möglichkeit, das DMS auszugliedern. Spezialisierte Firmen bieten Systeme an, auf die die Kunden im Word Wide Web herankommen können. Die Kontrolle der Bauteile, die stets funktionierende Verbindung und das treffende Sicherheitskonzept geben diese Anbieter in ihren Produkten außerdem mit zur Wahl. So können auch mittelständige Unternehmen die Chancen vom Dokumentenmanagementsystem bekommen. Aber die Budgets für ein solches Tool sind so viel besser fassbar. Mit einem Online DMS wie docuplus.net bleibt das Unternehmen wettbewerbsfähig, jedoch auch flexibel.

docuplus – ist eine Marke der Biteno GmbH-
Die Firma Biteno GmbH gibt es seit 2001 und entwickelt seither sichere und hochverfügbare Webanwendungen . Wesentliche Elemente der Software sind die sichere sowie nahtlose Integration von Geschäftsabläufen ins World Wide Web sowie die einfache Verwendung durch jeden Benutzer-Typ.

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